Les 5 S : la méthode d’organisation japonaise toujours en vogue

Les 5 S est une méthode d’organisation développée chez Toyota au Japon. Les 5 S tirent leur nom des 5 opérations à mener qui commencent toutes par la lettre « S ». Elle a inspiré et inspire encore de très nombreuses entreprises à travers le monde en raison de son objectif : l’amélioration continue.

Le principe des 5 « s »

La méthode des 5 S repose sur 5 concepts qui sont :

SEIRI : rangement, débarras

SEITON : ordre et méthode

SEISO : nettoyage, propreté

SEIKETSU : standardiser

SHITSUKE : état d’esprit, rigueur

On peut traduire ces 5 S par :

Ordonner,

Ranger,

Dépoussiérer, Découvrir des anomalies,

Rendre évident

Être rigoureux

Cette méthode possède bien entendu des équivalents mais par son aspect clair et précis, elle permet d’être appliquée autant au niveau de l’organisation personnelle qu’à celui d’une chaine de production.

Pourquoi les 5 S sont toujours d’actualité ?

Cette méthode présente de nombreux avantages. Elle permet d’éviter le désordre et la perte de documents grâce au classement des dossiers. Elle permet aussi d’optimiser le temps de travail et de créer une ambiance agréable et moins stressante grâce à une parfaite maitrise de l’information.

Des méthodes comme Trapec s’appuient sur ce principe. Cette dernière préconise en outre l’utilisation d’un logiciel GED pour classer et avoir accès immédiatement aux documents. L’application de la méthode Trapec permet de dégager entièrement le poste de travail de tous documents, de gagner du temps dans la recherche d’informations et de mieux gérer les priorités. Ce type de problématique se rencontre dans toutes les entreprises, particulièrement avec la coexistence des documents papiers et numériques.

La gestion et l’accès à l’information reste plus que jamais un point sensible et essentiel qui impacte directement la productivité d’une entreprise.